Как научиться планировать рабочее время?

Как научиться планировать рабочее время?

Стандартный рабочий день, как известно, длится 8 часов с перерывом на обед. Одни успевают за это время переделать массу дел, а другие не успеют прийти на работу, как тут же тянет в сон, потом хочется поесть, а потом уже и пора уходить домой, а в итоге ничего толком и не сделал. Современному понятию «тайм-менеджмент» посвящено много книг, ведь залог успешной работы – это совершенное умение управлять своим временем. Рассмотрим некоторые правила или даже подсказки, следуя которым вы сможете успевать за день переделать массу дел и пойти домой в приподнятом настроении.

Итак, рассмотрим их:

1. Пишите себе список дел на каждый день. Так, вы будете знать, что вам осталось, какое дело лучше перенести, а какое сделать в первую очередь. Если дело большое, то его можно структурировать по этапам, запишите их и следуйте каждому этапу. Можете также сбоку написать сколько времени вам понадобиться на каждый и стараться следовать этим коротким временным рамкам.

2. Такие незаметные, на первый взгляд, дела как проверка почты порой отнимают очень много времени. Создайте себе правило проверять почту, например, 2 раза в день в четко назначенное время: в 10.00 и в 16.00. И делать это не более 10 минут.

3. Если вам необходимо сосредоточиться – уединяйтесь. Если нет возможности сделать это в отдельном кабинете, то создайте себе комфортное рабочее место, для того, чтобы вас никто не смог отвлекать по мелочам от написания важного отчета.

4. Если вы руководитель, то проблема планирования времени должна заботить вас гораздо больше. При проведении совещания определяйте его точные временные рамки. Напишите себе список вопросов, которые необходимо рассмотреть на совещании и отмечайте те, которые уже рассмотрели. Не взваливайте всю работу на себя, с мыслью что «никто не сделает это лучше меня», научитесь перераспределять обязанности, поручая часть работы другим. Проверка почты, обзвон клиентов, работа с бумагами, оформление документов – все это можно поручить своим помощникам.

5. Устанавливайте приоритеты. Научитесь отличать важные и первостепенные дела от тех, которые не так сильно важны. Выступая на совещании с докладом, не затягивайте речь. Выделите только основные моменты тезисно, так они будут понятны и услышаны всеми вашими коллегами.

6. Золотое время  — это утро. Как правило, все планы на день рушатся именно утром из-за срочно возникших, непредвиденных обстоятельств. Поэтому приняться за дела нужно сразу же утром, не отвлекаясь на сплетни за чашечкой кофе с коллегами. Такой боевой запал с утра дает прилив энергии на  весь день и позволяет к вечеру уже разгрести все рабочие завалы, накопившиеся ранее.

7. Утро, конечно, продуктивное время для работы, да. Но необходимо также учитывать и свои особенности. Как известно – люди делятся на «сов» и «жаворонков». Многие творческие люди способны к продуктивной работе именно ближе к ночи, а вот утром их никак нельзя расшевелить. И если вы относитесь к числу «сов» или ваш подчиненный – «сова», то учитывайте это в работе и если человек все успевает, но только выработал свой собственный ритм работы, не нужно е го переучивать и насильно принуждать перейти на ваш график.

8. Порядок вашего рабочего места нужно стараться соблюдать всегда. Для того, чтобы не тратить на работе по несколько часов, на распределение бумаг на те, которые надо выбросить и те, которые важны.

9. Завтракайте! Чувство голода значительно снижает работоспособность и способно полностью заполнить ваши мысли желанием поесть, а не важными делами, список которых вы составили еще в первом пункте!

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

два × два =